الإدارة الإلكترونية
“إذا عمّ الفساد في الدولة فإنّ أولى مراحل الإصلاح في الدولة هي الفوضى.” إبن خلدون
في هذا المقال ، سنستعرض أهمية الإدارة الإلكترونية في تحقيق الأهداف، بالإضافة إلى تسليط الضوء على بعض المهارات الإدارية تجنباً لإستكمال الفساد وسوء الإدارة في الدول النامية صولاته وجولاته الدهريه ومهاراته الفلسفية عبر قوانين رجعيه تحتمل الإجتهاد والتأويل والتفسير وتستمر الأوطان منخرطة في دائرة التدمير الذاتي الممنهج، وإن لم نكن قادرين على الخروج من هذا المأزق فوراً، علينا على الأقل أن نتوقف عن الحفر تحت أقدامنا، لأنها مسؤولية الجميع, لكي لا يكون مصرينا كمصير من سبقنا في هذه الآية الكريمة من القرآن بقوله تعالى، ” وَإِذَا أَرَدْنَا أَن نُّهْلِكَ قَرْيَةً أَمَرْنَا مُتْرَفِيهَا فَفَسَقُوا فِيهَا فَحَقَّ عَلَيْهَا الْقَوْلُ فَدَمَّرْنَاهَا تَدْمِيرًا”. الإسراء 16
تعريف الإدارة الإلكترونية ؟
الإدارة هي الكفاءة في تسلق سلم النجاح وهي فن الحصول على أقصى وأفضل النتائج بأقل جهد ممكن عبر إستخدام الأجهزة الإلكترونية والبرامج والتكنولوجيا لإدارة وتنظيم مختلف جوانب العمليات الإدارية وإدارة المعلومات المتعلقة بالمحاسبة المالية والإدارية والمخازن وإدارة سلسلة الإيرادات والنفقات والمعاملات. تساعد الإدارة الإلكترونية في تبسيط العمليات وتنفيذ المهام المتكررة وتحسين الكفاءة في مختلف المجالات وهناك العديد من الفوائد للإدارة الإلكترونية، بما في ذلك إنخفاض التكاليف وزيادة الدقة. يمكن للمؤسسات والإدارات التي تستخدم أدوات الإدارة الإلكترونية توفير المال عن طريق تقليل كمية الورق ومساحات التخزين المادية اللازمة للملفات والمستندات في المستودعات ” التي سيعانقها غبار السنين بعد فترة من الزمن وهي حكماً معرضة للتلف نتيجة الرطوبة وسوء التخزين والتهوئه ” وتساعد في تقليل مخاطر الأخطاء عن طريق تنفيذ العديد من المهام التي تم إجراؤها يدويًا سابقاً بالإضافة إلى ذلك، يمكن للإدارة الإلكترونية تحسين الكفاءة من خلال السماح للموظفين بالوصول إلى المعلومة بأقل وقت ممكن، مما قد يؤدي إلى إتخاذ القرارات وحل المشكلات في التوقيت المناسب.
تمتّد عملية الإدارة الإلكترونية من التخطيط إلى التنفيذ وتشمل وظائف مختلفة داخل الإدارة. تتضمن إستخدام التكنولوجيا لتعزيز دقة وسرعة المهام مثل جمع البيانات وتخزينها وإسترجاعها وتحليلها وإعداد التقارير والإتصال وإتخاذ القرار. في مرحلة التخطيط، تساعد الإدارة الإلكترونية في تحديد الأهداف والغايات، عبر إنشاء جداول زمنية، وتطوير الميزانيات، وتحديد الموارد والإيرادات والنفقات، تخصيص المهام التي غالبًا ما تُستخدم مثل برامج إدارة المشاريع ومنصات الإتصال عبر الإنترنت وبرامج تخصيص الموارد في هذه المرحلة لتسهيل التخطيط الفعّال وإدارة مواردها والتأكد من قدرتها على تحقيق أهدافها بكفاءة وفعالية.
مرحلة تنفيذ الإدارة الإلكترونية هي حيث يتم وضع السياسات والإجراءات والممارسات موضع التنفيذ، قائمة المهام ولوحات معلومات الأداء وبرامج إدارة سير العمل للمساعدة على مراقبة التقدم وتحديد مجالات التحسين بالإضافة إلى ذلك، تقييم الأداء وتحليل النتائج وإجراء التعديلات حسب الضرورة. الإتصال هو أحد أهم عناصر الإدارة الإلكترونية، وتستخدم الأدوات الإلكترونية مثل البريد الإلكتروني والرسائل الفورية ومؤتمرات الفيديو ووسائل التواصل الإجتماعي لتسهيل التواصل بين أعضاء الفريق والإدارات وأصحاب المصلحة. كما يمكن للمؤسسات التواصل بسرعة وكفاءة، وهو أمر بالغ الأهمية للإدارة الفعّالة خاصة أثناء العمل عن بُعد حيث يكون الاتصال الفعّال أمرًا ضروريًا لتحقيق نتائج ناجحه.
🔹الحسنات
١- تلغي الإدارة الإلكترونية الحاجة إلى الأعمال الورقية اليدوية، وبالتالي توفير الوقت والموارد والمساحة.
٢- زيادة الإنتاجية بإستخدام EM، يمكن للموظفين الوصول إلى السجلات وإستعادتها وتخزينها بسهولة، مما يؤدي في النهاية إلى تعزيز مستويات الإنتاجية.
٣- تحسين الدقة على عكس السجلات اليدوية المعرضة لخطأ بشري، فإن السجلات الإلكترونية موثوقة ويمكن أن تقلل من الأخطاء في إدخال البيانات.
٤-تأتي أنظمة EM مزودة بميزات أمان متقدمة تحمي من الوصول غير المصرح به.
٥- بحث أسرع عن السجلات وإسترجاعها على نظام EM أسرع من الغطس في غربلة أكوام من الأوراق يدويًا.
♦️ السلبيات :
١- الإستثمار الأولي قد يكون تنفيذ نظام EM مكلفًا، خاصة بالنسبة للمؤسسات الصغيرة.
٢- الأخطاء الفنية تعتمد أنظمة EM على التكنولوجيا، والتي يمكن أن تكون عرضة لمشاكل تقنية مثل مواطن الخلل في البرامج، وتعطل الأجهزة ، وتهديدات الأمن السيبراني .
٣- الإعتماد على الطاقة تتطلب الأنظمة الإلكترونية مصدر طاقة ثابتًا لتعمل، وفي حالة إنقطاع التيار الكهربائي، قد تكون السجلات اليدوية مطلوبة.
٤- تكاليف التدريب يجب أن يخضع الموظفون للتدريب لإستخدام النظام بشكل فعّال، وفي بعض الأحيان قد يلزم تعيين موظفين إضافيين للعمل مع النظام .
٥- خروقات البيانات قد تكون أنظمة EM أكثر عرضة للقرصنة وخرق البيانات مقارنة بالسجلات اليدوية، مما يعّرض المعلومات السرية للخطر.
بفضل الإدارة الإلكترونية، تتمتع دبي في الإمارات العربية المحتده بمرونة وفعالية في إدارة العمليات وتحقيق أهدافها والإستفادة من الأنظمة الرقمية الحديثة المتطوره وتحظى بأنظمة تكنولوجيا متقدمة وإستخدام برامج حوسبه سحابية تعزز الإبتكار والتنمية المستدامة في جميع القطاعات والمجالات وتسمح بالتجميع والتخزين والإسترجاع والتحليل وإعداد التقارير والإتصال وإتخاذ القرار بشكل دقيق في الوقت المناسب.لنلقي نظرة سريعه على مثال واقعي عن الإدارة الإلكترونية في دبي : في مجال الرعاية الصحية، هناك تطبيق إلكتروني يُدعى “صحة دبي” يعمل هذا التطبيق على تحسين تجربة المرضى وتسهيل وصولهم إلى الخدمات الصحية عبر حجز المواعيد الطبية والإستفادة من خدمات العيادات والمستشفيات والصيدليات بكل سهولة ويستطيع المرضى أيضًا الوصول إلى سجلاتهم الصحية الإلكترونية ومشاركتها مع الأطباء لتلقي الإرشادات الطبية والتوصيات حيث يقلل من الوقت والجهد لحجز المواعيد والزيارات ، ويعزز التواصل الفعّال بين المريض والطبيب .
وأخيراً الإدارة الناجحه ترى فرصاً في كل صعوبة شائكه بينما الإدارة الفاشله ترى صعوبات في كل فرصة، وإنّ التفكير السليم يكمن في النظر إلى الجانب المشرق، على أمل أن يُسهم هذا المقال في فتح باب المناقشة التي تعي” أن درس الحاضر في ضوء الماضي لفائدة المستقبل ” ولعدم البحث عن إنجاز لعام، بل إنجاز لعشرة أعوام .. وربما أكثر.
الكاتب : عباس قبيسي
خاص الوكالة اللبنانية الدولية